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同窓会の幹事の方向けに同窓会の企画から実施までの流れをご紹介します。

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幹事を仰せ付かって同窓会を企画した時の経験から進め方のノウハウをまとめましたので参考にしてください。
準備は、1年くらいかかると思いますので余裕を持って進めましょう。
みんなが盛り上がれる同窓会を目指して、幹事のメンバーも企画や準備を楽しみましょう。

ここでは、1月から準備を始めて12月に同窓会を実施するという設定で話を進めます。

１）幹事を決める（1月）
幹事は、多ければ良いわけではありません。男性3人、女性3人くらいがまとまりやすいです。
その際は自分と仲の良い友人だけでなく、交友関係の広い人や性別、クラス、部活の違う人に幹事メンバーになってもらいましょう。
いろいろな人が幹事になることで、よりスムーズに多くの同窓生を集めることができます。
同窓会の時に、次の幹事を決めておくと良いでしょう。

２）スケジュールを決める（３月）
同窓会は、あらかじめ実施する日を決めておくと集まりやすいです。
例えば、オリンピックのある年の11月の第2土曜日などと決めておくとスケジュールの確保がしやすいです。
また前もって告知しておくことで同窓生もスケジュールを調整しやすくなります。
地元で同窓会を開く場合は、多くの同窓生が帰省するお盆や年末年始に合わせて設定すると参加率が上がります。

３）開催場所を決める（５月）
参加率を考えると、学校のある地元で開催するのが理想です。
地元を離れている人のことも考えて、乗換の便利な駅（横浜など）に近い会場を選ぶのも良いでしょう。
開催地域が決まったら会場の予約をします。
予約をする前に下見をしましょう。２～３見てコストパフォーマンスの良いところを選びましょう。
問題となるのが参加人数の予測です。これは正確に予測するのが非常に困難なため、とりあえずの大まかな人数で予約します。
会場の担当者には、この後の案内状の返信の集計がとれるまでは正確な人数が出せないことを伝えます。

４）会費の計算（５月）
会場を決めたら会費を設定します。
くれぐれも飲食代だけで会費を設定をしないように注意しましょう。
飲食代以外にも、案内状の作成費に郵送代、会場費、会場で使用する映像機器などの設備費、席に置く名札・式次第などの費用、恩師への贈り物代、記念撮影の写真の印刷代、発送代など様々な経費が考えられます。
また、当日突然キャンセルがでる可能性もあるので、それに対応できるように若干高めに会費を設定しておきます。
余ったお金は2次会に回すと良いでしょう。
経費を幹事が被ることのないようにきちんと計算し、余裕をもって会費の設定をしましょう。

５）住所録を作成する（７月）
まずは卒業アルバムや文集から同窓生の住所録を作成しましょう。
エクセルなどで管理しておくと案内状作成のときに便利です。
このリストに、案内状を送る同窓生の現住所を調べてリストを埋めていくと良いでしょう。
住所録は、個人情報のカタマリですので取り扱いには十分注意しましょう。
幹事メンバー総出で多方面から電話、メールを利用して呼びかけるのが効果的です。
最近は、ソーシャルメディアが普及していますので、Facebook、Twitter、mixiなどで呼びかけるのも良いでしょう。
ご連絡いただければ、蘭友会のホームページでも協力できますのでお申し出ください。
同窓会の時に住所録のメンテナンスを行います。

６）案内状の作成（9月）
作成した住所録を基に案内状を作成します。同窓会の案内状には往復ハガキを利用するのが一般的です。
恩師への案内状には会費の記載をせず、当時の感謝の気持ちを添えて、同窓生とは別の案内状を用意しましょう。
事前に案内状の出欠を集計して会場に人数を報告する必要がありますので返信期限を記載するのも忘れないようにしましょう。
2次会の出欠も確認しておきましょう。
返信には近況を書いてもらいましょう。同窓会で欠席者の近況報告などに使えます。
案内状は2、3ヶ月前には発送し、1ヶ月前を返信の期限にするのが一般的です。

７）進行の打ち合わせと準備（11月）
ハガキが集まって、出席者が確定したら当日のプログラムを打ち合わせしましょう。
メリハリ良く進行するために幹事、恩師からの挨拶はプログラムに必ず組み込みましょう。
同窓会では、当時の写真のスライドショーや映像の上映などが盛り上がります。
当時の記憶を掘り起こすクイズなども面白いでしょう。（参考：大中の基礎知識）
最近は、どこでもプロジェクタを貸してくれますので利用しましょう。
また、久しぶりに会う旧友との再会の喜びに浸れるように自由時間もしっかり設定しましょう。
途中で席を入れ替えるという工夫もすると良いでしょう。
当時の映像や音楽を流すなどの演出をすると同窓生のテンションも上がります。（参考：大中の映像）
校歌をみんなで歌うという企画も良いでしょう。懐かしくて胸が熱くなります。（参考：大中の校歌）
プログラムや演出などが決定したら、それに必要な機器や備品などをすべて洗い出しましょう。
洗い出したら、当日にすべて用意できるように幹事メンバーで役割分担して準備しましょう。
プロジェクタやBGMは会場係の人に頼みましょう。
会場の下見をして、備品類の手配をして、最終の人数を連絡しましょう。

【主に必要な物】
・出欠確認に使う参加者リスト
・名札・式次第
・恩師への贈り物
・演出に使用するもの（パソコン・プロジェクター・スクリーン・BGMなど）
・集金につかう金庫・お釣り
・カメラ

【役割】
・受付
・会計
・司会（1次会、2次会）
・進行
・写真撮影

８）2次会セッティング（11月）
楽しい時間はあっという間に流れてしまうもので、きっと物足りなく感じてしまう参加者が多いことでしょう。
幹事はあらかじめ2次会の会場をセッティングしておく必要があります。
1次会の会場からも近く価格も安い場所を確保できれば2次会への参加率も上がります。
ホテルなどで行う場合は、他に部屋をとってもらって同じ建屋内でやると出席者が増えます。
2次会も参加人数の予測が難しいのですが、大体1次会の人数の5割から6割くらいの人数が参加することが多いようです。
カラオケなどを用意して懐かしい青春時代の歌を歌ってみんなで盛り上がるなどの企画も良いでしょう。
参加者は、蓋を開けてみなければわからないことなのでコースなどの予約ではなく席予約にしておくのが良いでしょう。
２次会では、簡単な飲み物と乾き物で十分です。お腹いっぱいなので凝った料理は食べられません。

９）当日に注意すべき点（12月）
幹事は早めに現地に集合し機材のチェックや受付の準備をしましょう。
会費は必ずスタート前に徴収しましょう。後にすると用事で途中で帰る人などもいるため回収不能になります。
また、先生からは会費を受け取らないのが一般的です。
集合写真を同窓会が始まる前に撮っておけば、会場で印刷してもらえますので、その日に配れて歓迎されます。また、郵送費が浮きます。

１０）次の幹事への引継ぎ（翌年の１月）
同窓会が終わったら記憶が新しいうちに、旧幹事、新幹事で引継ぎの会をやりましょう。
会計報告、残金、当日使った名札、名簿やドキュメントなどの引継ぎをします。
エクセルやワードで作った名簿などの資料は、USBメモリに入れて新幹事に渡しましょう。